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2021年02月12日

テレワークを始めよう!Web会議のメリットと導入のポイント

新型コロナウイルスの感染拡大による影響が出始めてから、1年が経過しようとしています。COVID-19は、私たちの経済や社会生活にさまざまな影響をもたらしました。「リモートワーク」もその一つです。今回は、リモートワークの普及に伴い利用が拡大した「オンライン会議」についてお話をしたいと思います。

私の会社「AKIA TAX CONSULTANTS」は会計事務所ですが、緊急事態宣言を受け、業界でもいち早く在宅勤務制度を導入しました。その際、社内会議やクライアントとの会議用にオンライン会議システムとして導入したのがZoomです。

Zoomは、無料版と有料版があります。さっそく、それぞれの特徴について見ていきましょう。

無料版は、誰でも会議をセッティングすることができますが、参加者が3名以上の場合だと会議時間が40分という制約があります。(40分を経過すると自動的に会議がシャットダウンされますが、再び同じURLにアクセスをすると再開させることは可能です)。無料版はあくまでも社内会議向けであり、お客様との商談など対外的な会議向きではありません。

弊社では、Zoom有料版(ビジネスプラン月額2,000円)を使用しています。無制限通話、参加可能人数300人です。商談など外部との会議に使用する場合は、無制限通話機能のある有料版をおすすめします。

現在は、週1回の全体会議やチームミーティングなどの社内会議のほか、クライアントとの打ち合わせなど新規契約の商談でも活用しています。共通している利便性は、無駄話や移動時間がなくなり、結果的に会議時間が短くなって効率化できる点です。さらに、ビデオ機能を有効にすると相手の顔を見て話をすることができ、必要な資料を画面で共有することも可能です。

一方で、少し不便に感じる部分は、自宅などでWi-Fiが不安定だと通話が途切れてしまう点。この場合はビデオをオフにし、携帯など他の端末のWi-Fiを切断することで改善できるように思います。また、相手とスケジュールを決めないと通話ができないため、電話のように円滑なコミュニケーションができないといった点もあります。これをクリアするため、弊社では社員固有のSkype IDを取得しました。常時起動しておくことにより、リモートで瞬時に相手と通話やチャットができる状態にしています。

今では、いろいろなオンライン会議システムやコミュニケーションツールが紹介されています。御社でもぜひ、自社の経営スタイルに合ったオンライン会議、コミュニケーションシステムを検討されてはいかがでしょうか。(税理士 赤崎 章吉)

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